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재개발 재건축 서면결의 동의 확인 방법

by bujaegun 2025. 5. 6.

 

정비사업 조합에서의 총회는 매우 중요한 의사결정 기구입니다. 모든 조합원이 참여해 권리를 행사하는 자리로, 의결권은 단순한 선택이 아닌 반드시 이행해야 할 책임이기도 합니다. 하지만 업무나 거주지 문제로 총회에 참석하지 못하는 조합원이 많기 때문에 서면으로 의사를 전달하는 방식이 허용됩니다. 이러한 서면결의 방식은 최근 법 개정과 함께 더욱 엄격한 기준이 적용되고 있습니다.

서면결의의 필요성과 법적 중요성

정비사업에서 총회는 사업 추진 방향을 결정하는 핵심 절차입니다. 참여가 제한된 조합원을 위해 서면결의가 중요한 수단으로 작용하며, 모든 조합원이 의견을 표현할 수 있도록 도와줍니다. 서면결의는 단순히 대리로 처리하는 방식이 아니라, 법적으로 유효한 의사표시로 간주되기 때문에 엄격한 기준이 요구됩니다. 이를 통해 정비사업의 공정성과 참여의 형평성을 보장할 수 있습니다.

도시정비법 개정으로 인한 변화

2021년 8월 개정된 도시 및 주거환경정비법은 조합에 새로운 역할을 부여했습니다. 서면결의서를 제출한 사람이 실제 조합원인지 확인할 법적 의무가 생긴 것입니다. 이 조항은 과거 서면결의서가 위조되거나 타인에 의해 작성된 사례가 다수 있었기 때문에, 법적 분쟁을 줄이기 위해 도입됐습니다. 즉, 신뢰성 높은 조합 운영을 위한 장치로 해석할 수 있습니다.

정관에 따른 확인 방식과 실제 사례

대부분의 조합 정관에서는 본인확인을 위해 서명 또는 날인 후 신분증 사본을 첨부하는 절차를 규정하고 있습니다. 그러나 정비사업이 중단되거나 정관이 미비한 경우, 이러한 규정을 담지 못한 조합도 일부 존재합니다. 이런 상황에서 조합이 본인확인의무를 면제받을 수 있는지에 대해 법적 해석은 분분합니다. 이에 대한 사례를 다음 단락에서 비교해 봅니다.

판례를 통한 법적 판단 비교

실제 법원의 판단을 정리한 표는 아래와 같습니다.

판결명 핵심 내용 의무 위반 여부
대구지법 포항지원 2022.7.7. 정관에 확인 절차 없음 위반 아님
서울중앙지법 2022.3.21. 정관 미정비 상태 확인의무 있음

위 사례에서 보듯, 정관의 유무에 따라 해석이 다를 수 있으나, 대체로 조합은 본인확인을 위한 조치를 해야 한다는 입장이 우세합니다. 따라서 조합은 최소한의 확인 절차라도 수행하는 것이 바람직합니다.

무인·지장 날인의 한계

일부 조합은 서면결의서에 무인이나 지장을 찍는 방식으로 본인확인을 대체하려 합니다. 겉보기에는 간편하지만, 해당 인영이 실제 조합원의 것인지 확정하기 어려운 점이 존재합니다. 이에 따라, 서울중앙지방법원은 무인 날인이 본인확인으로 인정되지 않으며, 이를 보완할 추가 절차가 필요하다고 판시한 바 있습니다.

조합이 사전에 안내해야 할 사항

조합은 총회 전 조합원들에게 서면결의서 제출 방식에 대한 안내를 확실히 해야 합니다. 특히, 대리 제출이 불가하고, 신분증 사본을 반드시 첨부해야 한다는 점을 고지해야 합니다. 명확한 사전 안내는 이후 발생할 수 있는 분쟁을 방지하는 데 매우 효과적입니다. 안내문, 공지사항, 문자 등 다양한 방식으로 소통을 시도하는 것이 좋습니다.

정관 개정을 통한 절차 보완

안정적인 조합 운영을 위해서는 정관에 본인확인 절차를 구체적으로 명시할 필요가 있습니다. 서면결의서 작성법, 필수 첨부서류, 확인 방법 등을 명확히 하면, 불필요한 논란을 줄일 수 있습니다. 정관을 통해 기준을 세우는 것이 결국 조합의 신뢰를 높이는 지름길입니다.

현실적인 본인확인 수단

조합이 현실적으로 적용할 수 있는 본인확인 절차는 다음과 같습니다.

  • 직접 작성한 서면결의서 제출
  • 신분증 사본 또는 인감증명서 첨부
  • 방문 제출 또는 등기우편 접수
  • 온라인 확인 시스템 도입

각 조합의 여건에 맞춰 유연하게 적용하되, 핵심은 조합원 본인의 의사라는 점을 입증할 수 있어야 한다는 것입니다.

조합원의 이해와 참여를 위한 교육

조합원 대부분은 절차에 익숙하지 않기 때문에, 교육과 설명이 중요합니다. 총회와 서면결의의 의미, 본인확인의 필요성 등을 이해시킬 수 있는 자료나 설명회가 효과적입니다. 조합의 책임 있는 운영은 조합원의 이해와 협조에서 시작됩니다.

정리하며

서면결의는 조합원 모두의 참여를 유도하는 유효한 방식입니다. 그러나 진정한 의사 반영을 위해서는 본인확인 절차가 반드시 필요하며, 법적으로도 그 중요성이 강조되고 있습니다. 조합은 명확한 절차를 마련하고 조합원들에게 충분히 안내하는 노력을 기울여야 하며, 정관의 정비와 함께 체계적인 대응이 요구됩니다.


총회 서면결의 본인확인 FAQ

 

Q. 총회 서면결의는 어떤 방식인가요?

A. 조합원이 직접 회의에 참여하지 않아도 서면을 통해 의사를 표시하여 의결권을 행사하는 절차입니다.

Q. 서면결의 시 본인확인을 해야 하는 이유는?

A. 타인의 위조 제출을 방지하고, 실제 조합원의 의사임을 입증하기 위해 본인확인 절차가 요구됩니다.

Q. 본인확인을 위해 필요한 서류는 무엇인가요?

A. 보통 자필 서명된 서면결의서와 함께 신분증 사본 또는 인감증명서를 첨부하는 방식이 일반적입니다.